Inleiding

BHV Mentor is momenteel in ontwikkeling. Het platform, de cursussen en de commerciële activiteiten zijn nog niet volledig gelanceerd. BHV Mentor is op dit moment nog niet ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Na oprichting wordt BHV Mentor naar verwachting voortgezet als BHV Mentor B.V. Zodra de onderneming formeel is geregistreerd, worden de officiële bedrijfsnaam, rechtsvorm, vestigingsplaats en het KvK-nummer aan deze privacyverklaring toegevoegd.

BHV Mentor richt zich uitsluitend op zakelijke klanten, waaronder ondernemingen, organisaties, instellingen, werkgevers en zelfstandigen. Het platform en de cursussen zijn bedoeld voor professioneel en zakelijk gebruik, niet voor privédoeleinden.

Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij gegevens bewaren, met wie wij gegevens delen en welke rechten betrokkenen hebben.

Artikel 1 — Wie zijn wij?

BHV Mentor is een online leerplatform in ontwikkeling voor zakelijke BHV- en veiligheidscursussen. Via het platform willen wij zakelijke klanten, zelfstandigen en medewerkers van organisaties toegang geven tot online cursussen, voortgangsregistratie, toetsing, certificaten en bewijzen van deelname.

Totdat BHV Mentor formeel is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, wordt het platform beheerd door de initiatiefnemer(s) achter BHV Mentor.

BHV Mentor heeft geen bezoekadres. De dienstverlening vindt online plaats.

Voor algemene vragen kunt u contact opnemen via:

E-mail: info@bhvmentor.nl
Contact: via het contactformulier op bhvmentor.nl

Voor privacyvragen kunt u contact opnemen via:

E-mail: privacy@bhvmentor.nl

Artikel 2 — Status van het platform

BHV Mentor is nog in ontwikkeling. Dat betekent dat nog niet alle onderdelen van het platform actief zijn.

Wij hebben momenteel nog geen actieve klanten en verwerken nog geen volledige klant-, betalings- of certificaatgegevens voor commerciële dienstverlening. Sommige gegevenscategorieën in deze privacyverklaring zijn opgenomen omdat zij relevant worden zodra het platform live gaat.

Als onderdelen zoals registratie, betalingen, cursussen, certificaten, bedrijfsaccounts, facturatie of nieuwsbrieven nog niet actief zijn, verwerken wij de bijbehorende gegevens ook nog niet, behalve wanneer dit noodzakelijk is voor ontwikkeling, beveiliging, testen, beheer of contactverzoeken.

BHV Mentor verkoopt niet aan consumenten voor privédoeleinden. Wanneer iemand een account aanmaakt, een cursus afneemt of een bestelling plaatst, verklaart diegene te handelen namens een onderneming, organisatie, werkgever of als zelfstandige.

Artikel 3 — Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van het gebruik van onze website en het platform kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken.

3.1 Contactgegevens

Wanneer u contact met ons opneemt, kunnen wij verwerken:

• naam;

• e-mailadres;

• telefoonnummer, indien u dit zelf verstrekt;

• bedrijfsnaam of organisatienaam;

• functie of rol binnen de organisatie, indien verstrekt;

• inhoud van uw bericht;

• datum en tijdstip van contact;

• interne opvolgnotities over het contactverzoek.

3.2 Accountgegevens

Zodra registratie beschikbaar is, kunnen wij verwerken:

• naam;

• e-mailadres;

• versleuteld wachtwoord;

• accountstatus;

• verificatiestatus van het e-mailadres;

• datum van registratie;

• datum en tijdstip van laatste login;

• gekoppelde organisatie of werkgever, indien van toepassing;

• rol binnen het platform, zoals cursist, zelfstandige of zakelijke beheerder.

Wachtwoorden worden niet leesbaar opgeslagen.

3.3 Profielgegevens

Voor het gebruik van de leeromgeving en certificering kunnen wij verwerken:

• voornaam en achternaam;

• geboortedatum, wanneer dit nodig is voor certificaatuitgifte;

• telefoonnummer, indien u dit zelf invult;

• functie of rol;

• werkgever of organisatie;

• zakelijke contactgegevens;

• adresgegevens, indien nodig voor facturatie of zakelijke administratie;

• bedrijfsgegevens, indien u namens een bedrijf of als zelfstandige gebruikmaakt van het platform.

Een geboortedatum is niet verplicht bij het aanmaken van een account. De geboortedatum kan wel verplicht worden op het moment dat een certificaat wordt gegenereerd, omdat het certificaat anders onjuist of onvolledig kan zijn.

3.4 Bedrijfs- en factuurgegevens

Bij zakelijke klanten en zelfstandigen kunnen wij verwerken:

• bedrijfsnaam of organisatienaam;

• KvK-nummer, indien verstrekt of vereist;

• btw-nummer, indien verstrekt of vereist;

• factuuradres;

• factuur-e-mailadres;

• naam en contactgegevens van de zakelijke contactpersoon;

• betalings- en factuurstatus;

• gegevens over afgenomen cursussen, pakketten of inschrijvingen;

• eventuele factuurafspraken, zoals achterafbetaling indien door BHV Mentor geactiveerd.

De zakelijke klant is verantwoordelijk voor de juistheid van de aangeleverde bedrijfs- en factuurgegevens.

3.5 Medewerkergegevens

Wanneer een zakelijke klant medewerkers, cursisten of andere personen toegang geeft tot het platform, kunnen wij verwerken:

• naam van de medewerker of cursist;

• zakelijk e-mailadres;

• gekoppelde organisatie of werkgever;

• cursusinschrijving;

• cursusstatus;

• voortgang op hoofdlijnen;

• eindstatus van de cursus;

• certificaatstatus;

• certificaatnummer;

• datum van behalen;

• uitgiftedatum en verloopdatum van certificaten;

• bewijs van deelname.

De zakelijke klant is verantwoordelijk voor het rechtmatig aanleveren van medewerkergegevens en moet ervoor zorgen dat medewerkers of cursisten correct zijn geïnformeerd over het gebruik van BHV Mentor.

3.6 Leervoortgang, toetsgegevens en cursusgegevens

Wanneer een gebruiker een cursus volgt, kunnen wij verwerken:

• gevolgde lessen;

• afgeronde modules;

• voortgangspercentages;

• toets- en examenpogingen;

• antwoorden per vraag;

• goede en foutieve antwoorden;

• scores per toets of examen;

• eindscore;

• datum en tijdstip van afronding;

• cursusinschrijvingen;

• status van deelname.

BHV Mentor kan toetsgegevens per vraag bewaren voor kwaliteitscontrole, foutanalyse, verbetering van cursusmateriaal, verbetering van toetsvragen, beveiliging en fraudepreventie.

Zakelijke klanten of werkgevers krijgen geen standaardinzage in individuele quizvragen, gegeven antwoorden of fout beantwoorde vragen. Zij kunnen alleen noodzakelijke cursus- en certificaatinformatie zien, zoals bepaald in artikel 7.

3.7 Betalings- en factuurgegevens

Zodra betaalde cursussen beschikbaar zijn, kunnen wij verwerken:

• betaalbedrag;

• btw-bedrag;

• betaaldatum;

• betalingsstatus;

• factuurgegevens;

• gekozen betaalmethode;

• betaalreferenties van de betaalprovider;

• factuurreferenties van een boekhoud- of facturatieprovider;

• ordergegevens;

• gegevens over directe betaling of achterafbetaling.

Wij slaan geen volledige kaartgegevens of bankgegevens op. Deze gegevens worden verwerkt door de betaalprovider.

3.8 Certificaatgegevens

Wanneer een certificaat of bewijs van deelname wordt uitgegeven, kunnen wij verwerken:

• naam;

• geboortedatum, indien vereist;

• gevolgde cursus;

• gekoppelde organisatie of werkgever, indien van toepassing;

• uitgiftedatum;

• geldigheidsperiode;

• certificaatnummer;

• verificatiecode of QR-code;

• status van het certificaat, bijvoorbeeld geldig, verlopen, ingetrokken of ongeldig;

• reden van intrekking, indien van toepassing.

Certificaatgegevens worden bewaard voor bewijsvoering, controle, verificatie, administratie, fraudepreventie en ondersteuning bij hercertificering.

3.9 Technische gegevens en beveiligingsgegevens

Bij gebruik van de website of het platform kunnen wij technische gegevens verwerken, zoals:

• IP-adres;

• browser en apparaat;

• tijdstip van bezoek of login;

• logbestanden;

• beveiligingsmeldingen;

• foutmeldingen;

• sessiegegevens;

• audit logs;

• systeemlogs;

• gegevens over mislukte loginpogingen;

• gegevens over verdachte of ongewenste activiteit.

Deze gegevens worden gebruikt voor beveiliging, foutopsporing, beheer, misbruikpreventie, platformstabiliteit en ontwikkelingsdoeleinden.

3.10 Communicatievoorkeuren

Als nieuwsbrief, updates of marketingmails beschikbaar worden gemaakt, kunnen wij verwerken:

• toestemming voor e-mailcommunicatie;

• aan- en afmeldstatus;

• communicatievoorkeuren;

• datum van toestemming of intrekking.

Marketingmails worden alleen verstuurd als daarvoor toestemming is gegeven of wanneer dit binnen de wettelijke regels voor zakelijke communicatie is toegestaan.

Artikel 4 — Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige reden bestaat.

4.1 Uitvoering van een overeenkomst

Wij verwerken gegevens om:

• een account aan te maken;

• toegang te geven tot cursussen;

• zakelijke inschrijvingen te verwerken;

• voortgang bij te houden;

• examens of toetsen te verwerken;

• certificaten of bewijzen van deelname uit te geven;

• betalingen en facturen af te handelen;

• bedrijfsaccounts en medewerkers te beheren;

• toegang tot maatwerkpakketten of zakelijke afspraken te beheren, indien van toepassing.

4.2 Wettelijke verplichtingen

Wij verwerken en bewaren bepaalde gegevens wanneer dit wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld voor:

• administratie;

• boekhouding;

• facturen;

• fiscale bewaarplichten.

Voor boekhoudkundige gegevens geldt in Nederland doorgaans een bewaartermijn van 7 jaar.

4.3 Gerechtvaardigd belang

Wij verwerken bepaalde gegevens op basis van gerechtvaardigd belang om:

• het platform te beveiligen;

• fraude en misbruik te voorkomen;

• technische problemen op te lossen;

• fouten te loggen;

• onze dienstverlening te verbeteren;

• cursusmateriaal en toetsvragen te verbeteren;

• toetsresultaten te analyseren;

• certificaat- en cursusregistratie mogelijk te maken;

• zakelijke klanten inzicht te geven in noodzakelijke cursus- en certificaatinformatie;

• bewijs te bewaren van belangrijke handelingen, zoals certificaatuitgifte, accountacties of administratieve wijzigingen;

• misbruik van accounts, certificaten of cursusinhoud te onderzoeken.

4.4 Toestemming

Voor bepaalde verwerkingen vragen wij vooraf toestemming, zoals:

• nieuwsbrieven;

• marketingmails, voor zover toestemming vereist is;

• niet-noodzakelijke cookies;

• analytics, indien deze later worden gebruikt.

Toestemming kan altijd worden ingetrokken.

Artikel 5 — Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren of tenzij langere bewaring noodzakelijk is voor bewijs, beveiliging, certificaatcontrole of geschillen.

De beoogde bewaartermijnen zijn:

• Contactberichten: zolang nodig voor behandeling, opvolging en zakelijke administratie.

• Accountgegevens: zolang het account actief is. Na langdurige inactiviteit kunnen gegevens worden verwijderd of geanonimiseerd.

• Profielgegevens: zolang het account actief is of zolang nodig voor certificering, administratie of wettelijke verplichtingen.

• Bedrijfs- en factuurgegevens: zolang nodig voor zakelijke administratie, facturatie en wettelijke bewaarplichten.

• Medewerkergegevens: zolang nodig voor cursusdeelname, certificering, rapportage aan de zakelijke klant en wettelijke of administratieve verplichtingen.

• Leervoortgang: zolang dit nodig is voor toegang tot cursussen, certificering, hercertificering en historisch overzicht.

• Toets- en examengegevens: zolang dit nodig is voor certificaatonderbouwing, kwaliteitscontrole, fraudepreventie, verbetering van cursusmateriaal en geschilafhandeling.

• Betalings- en factuurgegevens: 7 jaar, conform fiscale bewaarplicht.

• Certificaatgegevens: zolang nodig voor bewijs van deelname, geldigheid, controle, verificatie, administratie en geschilafhandeling.

• Technische logbestanden: in beginsel maximaal 90 dagen, tenzij langere bewaring nodig is voor beveiliging, foutonderzoek, misbruikonderzoek of juridische redenen.

• Nieuwsbriefgegevens: totdat u zich afmeldt of uw toestemming intrekt.

Wanneer volledige verwijdering niet mogelijk is vanwege wettelijke, administratieve of bewijsrechtelijke verplichtingen, beperken wij de verwerking of anonimiseren wij gegevens waar mogelijk.

Artikel 6 — Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden.

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wettelijke verplichtingen, beveiliging, zakelijke cursusadministratie of platformbeheer.

Afhankelijk van de actieve onderdelen van het platform kunnen wij gegevens delen met:

• Hetzner, voor hosting en serverinfrastructuur;

• Resend, voor transactionele e-mails;

• Stripe, voor online betalingen;

• Moneybird, voor boekhouding en facturatie;

• Microsoft 365, voor zakelijke e-mail en interne communicatie;

• Laravel Forge, voor serverbeheer en deployment;

• Laravel Nightwatch, Sentry of vergelijkbare monitoringtools, indien gebruikt voor foutopsporing en technische monitoring;

• YouTube, Vimeo of vergelijkbare videohosting, indien gebruikt voor cursusvideo’s;

• IT-beheerders, ontwikkelaars of technische dienstverleners die toegang nodig hebben voor beheer, onderhoud, beveiliging of foutopsporing;

• zakelijke klanten of bevoegde zakelijke beheerders, voor zover noodzakelijk voor cursus- en certificaatbeheer;

• overheidsinstanties, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, sluiten wij verwerkersovereenkomsten zodra deze partijen actief worden ingezet.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen volgens de AVG.

Artikel 7 — Inzage door zakelijke klanten en werkgevers

Wanneer een gebruiker via een zakelijke klant, werkgever of organisatie toegang krijgt tot BHV Mentor, kan een bevoegde zakelijke beheerder beperkte informatie inzien.

Een zakelijke beheerder mag alleen gegevens zien die noodzakelijk zijn voor cursusbeheer, certificaatbeheer, administratie, hercertificering en organisatorische opvolging.

Een zakelijke beheerder kan onder meer zien:

• naam;

• zakelijk e-mailadres;

• gekoppelde cursus;

• cursusstatus;

• eindstatus;

• certificaatnummer;

• datum behaald;

• verloopdatum;

• eindscorepercentage, indien relevant voor certificaat- of cursusregistratie.

Een zakelijke beheerder ziet niet standaard:

• individuele quizvragen;

• gegeven antwoorden per vraag;

• fout beantwoorde vragen;

• IP-adressen;

• technische logs;

• privételefoonnummer;

• privéadres;

• interne beveiligingslogs;

• interne ontwikkelnotities.

BHV Mentor kan gegevens afschermen als dit nodig is voor privacy, beveiliging, fraudeonderzoek, wettelijke verplichtingen of bescherming van betrokkenen.

Artikel 8 — Interne toegang en ontwikkelingsdoeleinden

Toegang tot persoonsgegevens binnen BHV Mentor wordt beperkt tot personen die deze gegevens nodig hebben voor beheer, support, beveiliging, ontwikkeling, foutopsporing, administratie of wettelijke verplichtingen.

Voor ontwikkelingsdoeleinden gebruiken wij bij voorkeur geanonimiseerde of beperkte gegevens. Wanneer toegang tot echte gegevens noodzakelijk is voor foutopsporing, beveiliging of beheer, wordt die toegang beperkt tot bevoegde IT-beheerders, ontwikkelaars of andere bevoegde betrokkenen.

Toets- en gebruiksgegevens kunnen worden gebruikt om cursusmateriaal, toetsvragen, platformfunctionaliteit, beveiliging en gebruikerservaring te verbeteren. Waar redelijk mogelijk gebeurt dit op geaggregeerde of geanonimiseerde wijze.

Artikel 9 — Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Voorbeelden hiervan zijn:

• versleuteling van wachtwoorden;

• gebruik van beveiligde verbindingen;

• toegangsbeperking tot persoonsgegevens;

• logging van belangrijke systeemacties;

• beveiliging van betaalprocessen;

• scheiding tussen gebruikersaccounts en beheerdersaccounts;

• beperking van toegang tot personen die deze gegevens nodig hebben;

• beperking van gegevens die zakelijke beheerders kunnen inzien;

• monitoring van technische fouten en beveiligingsincidenten;

• beheer van toegangsrechten.

Geen enkel digitaal systeem is volledig risicovrij. Wij nemen redelijke maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking te voorkomen.

Artikel 10 — Cookies

Wij gebruiken alleen functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website en het platform. Denk aan cookies voor:

• inloggen;

• sessiebeheer;

• beveiliging;

• voorkeuren zoals taal of weergave;

• correcte werking van formulieren;

• technische stabiliteit.

Wij gebruiken op dit moment geen trackingcookies, marketingcookies of analytische cookies waarvoor toestemming nodig is.

Als wij later analytics- of marketingcookies gebruiken, wordt hiervoor vooraf toestemming gevraagd via een cookiebanner of vergelijkbare oplossing.

Artikel 11 — Nieuwsbrief en marketing

Wanneer u zich inschrijft voor een nieuwsbrief of marketingcommunicatie, gebruiken wij uw e-mailadres alleen voor dat doel.

U kunt zich op ieder moment afmelden via de afmeldlink in de e-mail of door contact met ons op te nemen via privacy@bhvmentor.nl.

Omdat BHV Mentor momenteel nog in ontwikkeling is, kan het zijn dat de nieuwsbrief of marketingcommunicatie nog niet actief is.

Artikel 12 — Uw rechten

Natuurlijke personen hebben op grond van de AVG verschillende rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens. Dit geldt ook wanneer iemand namens een bedrijf, organisatie of als zelfstandige gebruikmaakt van BHV Mentor.

U heeft het recht op:

• inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;

• correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;

• verwijdering van gegevens;

• beperking van de verwerking;

• bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;

• overdraagbaarheid van gegevens;

• intrekking van eerder gegeven toestemming.

Een verzoek kan worden gestuurd naar:

privacy@bhvmentor.nl

Wij reageren in beginsel binnen 30 dagen. Soms kunnen wij vragen om aanvullende informatie om uw identiteit te controleren. Dit doen wij om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt.

Sommige gegevens kunnen wij niet direct verwijderen, bijvoorbeeld wanneer wij wettelijk verplicht zijn deze te bewaren of wanneer gegevens nodig zijn voor administratief bewijs, certificaatregistratie, beveiligingslogging, fraudepreventie of geschilafhandeling.

Wanneer een zakelijke klant gegevens van medewerkers of cursisten aanlevert, kan het zijn dat bepaalde verzoeken ook met die zakelijke klant moeten worden afgestemd, voor zover dat wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is.

Artikel 13 — Klachten

Heeft u een klacht over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, dan kunt u contact met ons opnemen via:

privacy@bhvmentor.nl

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 14 — Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer het platform, de dienstverlening, wetgeving, verwerkers, zakelijke structuur of bedrijfsstructuur verandert.

Omdat BHV Mentor nog in ontwikkeling is, zal deze privacyverklaring vóór de officiële lancering opnieuw worden gecontroleerd en aangevuld met onder meer:

• officiële bedrijfsnaam;

• rechtsvorm;

• vestigingsplaats;

• KvK-nummer;

• definitieve actieve verwerkers;

• definitieve bewaartermijnen;

• definitieve cookie- en analyticsinstellingen.

Bij belangrijke wijzigingen informeren wij gebruikers op passende wijze.